Индексирането и дигитализирането на документите е услуга, която е свързана със сканирането на хартиените документи и прехвърлянето им в елетронна среда. Стандартните етапи за извършване на тази услуга са посочени по-долу.

1. Инвентаризация на документите: Документите от различните досиета, които подлежат на обработка се подготвят за предстоящите процедури. На този етап се отстраняват всички кламери, телботи и подобни прикрепящи елементи, които могат да навредят на работата на скенерите. Поставят се разделители за различните типове и видове документи, както и се отстраняват тези от тях, които няма да се сканират за да може процесът на сканиране да се извърши възможно най-коректно и удобно.
   
   
2. Сканиране: Така подготвените документи се прехвърлят на компютър с помощта на професионални, високо производителни скенери. Документи с формат до А3 обикновенно се обработват през автоматични листоподаващи устройства. Скенерите, които се използват на този етап са с производителност от 40 до 100 страници в минута. Те притежават редица функционалности, сред които: възможност/забрана за едновременно сканиране на два документа, двустранно сканиране, автоматично подобряване на сканираното изображение и др.
   
   

3. Подобряване на изображението: На този етап се прилагат алгоритми за подобряване качеството на сканираните изображения. Тези операции се извършват софтуерно или чрез карти на изображението. Използвайки, така нареченият метод на повторното цифрово сканиране, автоматично се постигат оптимални параметри за всяка страница от сканираните изображения без да се налага повторно сканиране.

4. Индексиране: На този етап се въвеждат данните от съдържанието на документите, необходими за индексирането и завеждането им. Тези данни са от типа: номер на докумета, име на клиента, номер на клиент, тип документ, брой документи, дата и др. На този етап може да се извършат и операциите по събиране на страниците и отделянето на документите един от друг.

5. Контрол на качеството: Това е най-важният етап от обслужването на процеса. Обработването на голямо количество документи за кратък период от време, създава предпоставки за възникване на грешки. В такъв случай, данните които са въведени неправилно, както и документите, които не са сканирани няма да са достъпни в компютърна среда. Безгрешното прехвърляне на данните е в основата на възможността за достъп до документи в електронна среда. Поради тази причина, контролът на качеството е най-същественият етап в процеса. След етапите на сканиране и индексиране, контролът на качеството на всеки един документ поотделно осигурява коректността на процеса.

6. Прехвърляне: Процесът приключва с прехвърлянето в базата данни на системата за документооборот на вече сканираните, обработени и индексирани изображения и въведени данни от документите.